Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO ist:

YOWO7 e.U.
Kinderheimgasse 76
2732 Willendorf
Österreich
Firmenbuchgericht: Landesgericht Wiener Neustadt
Firmenbuchnummer: FN 689952k
DUNS: 30-326-6010
E-Mail: hello@yowo7.com
Website: https://www.yowo7.com

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Für Datenschutzanfragen genügt die genannte Kontaktadresse. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien (https://www.dsb.gv.at).

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die Nutzung der YOWO7-Dienste, insbesondere:

• Marketing-Website unter yowo7.com
• Web-App unter app.yowo7.com
• Mobile App (iOS und Android)
• Öffentliche Formulare (forms.yowo7.com und Embeds)
• Support-Widget (widget.yowo7.com)
• Öffentliches Help Center / Wissensdatenbank (docs.yowo7.com)
• Blog unter blog.yowo7.com
• KI-Anbindung und API (api.yowo7.com)

3. Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

YOWO7 verarbeitet Daten in zwei Rollen:

• Als Verantwortlicher verarbeiten wir Daten über Website-Besucher, registrierte Nutzerkonten, Abrechnung, eigenen Support und Marketing-Kommunikation.
• Als Auftragsverarbeiter speichern und verarbeiten wir Inhalte, die Kunden in ihrem Workspace anlegen oder über Formulare, Widget, Inbox, Chat, Kalender und Dateien erfassen. Der Kunde bleibt Verantwortlicher für diese Endkundendaten. Die Auftragsverarbeitung regelt unsere Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) unter https://www.yowo7.com/dpa.

4. Daten, die wir als Verantwortlicher verarbeiten

• Stammdaten: Name, E-Mail-Adresse, optional Telefon, Avatar, Sprache und Theme-Einstellungen
• Zugangs- und Sessiondaten: Passwort-Hash, Login-Zeitpunkte, Refresh-Sessions, Geräteinformationen
• Workspace- und Firmenprofil: Workspace-Name, Rechnungsadresse, USt-IdNr., Zahlungskontaktdaten
• Abrechnungsdaten: Tarif, Rechnungen, Zahlungsstatus (über Stripe)
• Support-Kommunikation mit uns (E-Mail, Tickets)
• Website-Nutzungsdaten bei Einwilligung: Seitenaufrufe, Gerätetyp, ungefährer Standort (über Google Analytics 4) sowie First-Party-Tracking mit einer pseudonymen Besucherkennung (Cookie yowo7_vid); nach Formular-Absenden kann track.js die Kennung über identify(email) einem CRM-Kontakt zuordnen
• Support-Chat auf der Marketing-Website, wenn Sie auf den Chat-Button klicken: aktuelle Seiten-Adresse, IP-Adresse, Browser-Informationen, Nachrichten und eine lokale Sitzung im Browser
• Technische Protokolle: IP-Adresse bzw. gehashte IP, User-Agent, Fehler- und Sicherheitslogs im erforderlichen Umfang

5. Daten, die wir im Auftrag des Kunden verarbeiten

Im Kunden-Workspace können u. a. folgende Kategorien anfallen (je nach Nutzung):

• CRM-Kontakte und Firmen inkl. Custom Properties
• E-Mail-Inhalte, Anhänge und Marketing-Opt-in-Status (Inbox / E-Mail-Marketing)
• Formular-Einsendungen inkl. technischer Metadaten (gehashte IP, User-Agent, Captcha-Score)
• Support-Widget-Tickets (Name, E-Mail, Nachrichten, Seitenkontext)
• Dateien und Versionen in der Dateiablage
• Chat-Nachrichten und ggf. Video-Meeting-Metadaten
• Kalender-Ereignisse und OAuth-Tokens bei Google-/Outlook-Anbindung
• Projekt-, Zeit- und Sales-Daten mit Bezug zu Personen
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten nur, soweit der Kunde sie selbst speichert (z. B. über Custom Fields) – YOWO7 fordert solche Daten nicht aktiv an

6. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Als Verantwortlicher stützen wir Verarbeitungen insbesondere auf:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag: Registrierung, Betrieb der Plattform, Abrechnung, Kundenbetreuung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse: Sicherheit, Missbrauchsschutz, Produktstabilität, Audit- und Betriebsprotokolle
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung: optionale Website-Analyse (Google Analytics und First-Party-Tracking), Marketing-Kommunikation wo erforderlich
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – gesetzliche Pflicht: steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung
• Als Auftragsverarbeiter verarbeiten wir Kundendaten nach Weisung des Kunden und gemäß AVV (Art. 28 DSGVO)

7. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit erforderlich für Vertragserfüllung, gesetzliche Pflichten oder mit Einwilligung. Eingesetzte Auftragsverarbeiter und Hilfsdienste sind in unserer Subprozessor-Liste unter https://www.yowo7.com/subprocessors benannt und vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden.

Dazu gehört Vercel Inc. (USA) für Hosting und Auslieferung der Web-Frontends (Website, App-Oberfläche, Formulare, Widget, Buchungsseiten, Blog, Help Center), CDN/Edge und die Weiterleitung von Formular-Einsendungen.

8. Drittlandübermittlungen

Website und App laufen bei Vercel Inc. (USA) in der Region Frankfurt am Main (fra1). Unsere Kernsysteme und Datenbanken liegen in Rechenzentren in Frankfurt (EU); Speicherung und Backend (Anwendung, Datenbank, Objektspeicher, E-Mail-Versand der Plattform, KI) betreiben wir dort bei Amazon Web Services (eu-central-1). Statische Inhalte und zwischengespeicherte Antworten liefert Vercel über sein weltweites Auslieferungsnetz aus; dabei können Daten (insbesondere IP-Adresse und technische Verbindungsdaten) auch außerhalb der EU verarbeitet werden, etwa wenn Sie die Website von außerhalb der EU aufrufen.

Übermittlungsgrundlage: Vercel ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO); ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag mit Vercel.

Hilfsdienste für Zahlung, Captcha, optionale Kalender-Anbindung, Video-Calls und Mobile-Push können Daten zusätzlich in den USA verarbeiten oder dorthin übermitteln. Für solche Transfers nutzen wir die von der EU anerkannten Garantien: das EU-US Data Privacy Framework und/oder die EU-Standardvertragsklauseln.

Die Zuordnung je Anbieter steht unter https://www.yowo7.com/subprocessors.

9. Hosting und Server-Logfiles

Website und App laufen als Web-Frontends bei Vercel Inc. (USA) in der Region Frankfurt am Main (fra1). Unsere Kernsysteme und Datenbanken liegen in Rechenzentren in Frankfurt (EU); Speicherung, Backend und Datenbank betreiben wir dort bei Amazon Web Services (eu-central-1). Statische Inhalte und zwischengespeicherte Antworten liefert Vercel über sein weltweites Auslieferungsnetz aus; dabei können Daten (insbesondere IP-Adresse und technische Verbindungsdaten) auch außerhalb der EU verarbeitet werden, etwa wenn Sie die Website von außerhalb der EU aufrufen. Formular-Einsendungen auf forms.yowo7.com werden über Vercel weitergeleitet.

Beim Abruf dieser Frontends entstehen Server-Logfiles. Sie enthalten die IP-Adresse, den Zeitpunkt des Abrufs, die aufgerufene URL, den Referrer, den User-Agent und den Statuscode.

Zweck ist der sichere und stabile Betrieb sowie die Missbrauchsabwehr. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb).

Vercel speichert diese Server-Logfiles (IP-Adresse, Zeitpunkt des Abrufs, aufgerufene URL, Referrer, User-Agent und Statuscode) nur kurzzeitig, höchstens 30 Tage, und löscht sie danach automatisch.

10. Cookies und Tracking

Technisch notwendige Cookies bzw. Speichermechanismen setzen wir für den Betrieb ein. Google Analytics 4 (Measurement-ID G-SQ43VB0ZB2) und unser First-Party-Website-Tracking (Script track.js, Cookie yowo7_vid mit pseudonymer Besucherkennung) laden wir auf yowo7.com, docs.yowo7.com (Help Center) und blog.yowo7.com, jeweils nur nach Ihrer Einwilligung in die Statistik. Dabei können Seitenaufrufe, Verweildauer, ungefährer Standort, Gerätetyp und Browser erfasst werden. Das Cookie yowo7_vid enthält eine pseudonyme Besucherkennung und keine Klardaten. Nach Absenden eines Formulars kann track.js diese Kennung über identify(email) dem CRM-Kontakt zuordnen; ein Besuch allein legt keinen Kontakt an. Cookies wie _ga und _ga_* speichern bis zu 24 Monate. Das Cookie yowo7_vid speichert bis zu 13 Monate. Google Analytics 4 nutzen wir nur für die Statistik. Google Signals und die Anzeigenpersonalisierung sind deaktiviert. Die Einwilligung können Sie über „Cookie-Einstellungen“ im Footer der jeweiligen Website ändern oder widerrufen. Dabei löschen wir _ga, _ga_* und yowo7_vid im Browser.

Den Support-Chat laden wir erst, wenn Sie auf den Chat-Button klicken. Dabei werden die aktuelle Seiten-Adresse, Ihre IP-Adresse und Browser-Informationen an widget.yowo7.com übermittelt. Soweit Ihre Anfrage einen Vertrag oder dessen Anbahnung betrifft, stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten). Die lokale Speicherung der Chat-Sitzung ist für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Chat unbedingt erforderlich (§ 165 Abs. 3 TKG 2021). Liegt eine Einwilligung in die Nutzungsstatistik vor und besteht bereits eine Chat-Sitzung, kann die Kennung aus dem Cookie yowo7_vid dieser Sitzung zugeordnet werden.

In der Web-App nutzen wir Session-/Authentifizierungs-Cookies (Domain .yowo7.com) für den Login. Es gibt kein separates Product-Analytics-Tracking auf der App-Oberfläche.

Öffentliche Formulare können Cloudflare Turnstile oder Google reCAPTCHA zum Schutz vor Missbrauch laden; dabei können technische Daten an den jeweiligen Anbieter übermittelt werden.

11. Künstliche Intelligenz

YOWO7 bietet optionale KI-Funktionen (z. B. Zusammenfassungen und Textvorschläge). Die Verarbeitung erfolgt über AWS Bedrock mit EU-Modellen. Inhaltsdaten des Kunden werden dabei im Auftrag des Kunden verarbeitet und nicht zum Training fremder Basismodelle freigegeben, soweit der eingesetzte Dienst das vertraglich ausschließt.

12. Speicherdauer

Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Fristen bestehen.

• Account- und Vertragsdaten: Dauer der Geschäftsbeziehung zuzüglich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (insbesondere steuerrechtlich)
• Rechnungen und Buchhaltungsbelege: 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem sie ausgestellt wurden (§ 132 BAO), darüber hinaus, solange sie für ein anhängiges Verfahren von Bedeutung sind
• Technische Worker-Logs: in der Regel 14 Tage
• Server-Logfiles der Web-Frontends (Vercel): nur kurzzeitig, höchstens 30 Tage, danach automatische Löschung
• Workflow-Laufprotokolle: in der Regel 30 Tage nach Abschluss
• API-Request-Logs (Private Apps): in der Regel 30 Tage; aggregierte Stats bis 90 Tage
• Datei-Papierkorb: in der Regel 30 Tage, danach endgültige Löschung
• CRM- und Workspace-Inhalte: Löschung bzw. Rückgabe nach Weisung des Kunden und nach Vertragsende gemäß AVV
• Google-Analytics-Cookies (_ga, _ga_*): bis 24 Monate bzw. bis Widerruf; beim Widerruf löschen wir sie im Browser
• First-Party-Tracking-Cookie (yowo7_vid): bis zu 13 Monate bzw. bis Widerruf; beim Widerruf löschen wir es im Browser
• Support-Chat-Sitzung im Browser: bis Sie die Website-Daten löschen

13. Sicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, u. a. TLS-Verschlüsselung in Transit, Verschlüsselung ruhender Daten, EU-Hosting der Kernsysteme, Malware-Scan bei Uploads, rollenbasierte Zugriffskontrolle und Audit-Logs. Weitere Informationen: https://www.yowo7.com/security.

14. Ihre Rechte

Sie haben – abhängig von der Rechtsgrundlage und den gesetzlichen Voraussetzungen – die nachfolgend genannten Rechte. Für Daten, die wir im Auftrag Ihres Arbeitgebers oder eines YOWO7-Kunden verarbeiten, wenden Sie sich bitte zuerst an den jeweiligen Verantwortlichen (den Kunden). Wir unterstützen ihn im Rahmen der AVV.

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der Österreichischen Datenschutzbehörde

15. Kinder und automatisierte Entscheidungen

YOWO7 richtet sich an Unternehmen und geschäftliche Nutzer. Wir bieten keine Dienste bewusst an Minderjährige unter 16 Jahren an.

Es finden keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO).

16. Änderungen

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich Dienste, Rechtslage oder Verarbeitungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung mit dem angegebenen Stand. Auf wesentliche Änderungen weisen wir zusätzlich angemessen hin (z. B. per E-Mail an Workspace-Owner oder Hinweis in der App).

17. Kontakt

Fragen zum Datenschutz: hello@yowo7.com. Anträge zu Ihren Rechten nach den Art. 15 bis 22 DSGVO beantworten wir unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang. Ist das wegen der Komplexität oder der Anzahl der Anträge nicht möglich, kann sich die Frist um weitere zwei Monate verlängern; darüber informieren wir Sie innerhalb des ersten Monats unter Angabe der Gründe (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Haben wir begründete Zweifel an Ihrer Identität, können wir zusätzliche Informationen zur Bestätigung anfordern (Art. 12 Abs. 6 DSGVO). Betrifft Ihr Antrag Daten, die wir im Auftrag eines Kunden verarbeiten, leiten wir ihn unverzüglich an diesen weiter (siehe Ziffer 14).

Diese Datenschutzerklärung liegt in deutscher und englischer Sprache vor. Bei Abweichungen ist die deutsche Fassung maßgeblich.